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Cómo crear un evento virtual exitoso para su empresa

Con más y más compañías cambiando sus recursos a eventos virtuales, hemos compilado esta rápida y práctica guía sobre cómo crear un evento virtual exitoso para su compañía.

En SEOContenidos sabemos lo que funciona y lo que no, y estamos aquí para compartir ese consejo con ustedes.

Para consejos sobre cómo seleccionar un webinar/solución de gestión de eventos virtuales, mira nuestra reciente publicación, Cómo crear un webinar desde cero en 10 pasos sencillos.

Eventos virtuales que atraigan y dejen complacida a la audiencia – consejos

Vamos a sumergirnos ahora:

1. Mantenga la duración de la sesión corta

Una sesión de 60 minutos en un evento cara a cara es bastante estándar y no se siente como un esfuerzo.

Pero eso es en parte porque los asistentes tienen otros estímulos y la capacidad de experimentar presentaciones en un ambiente tridimensional.

Es más difícil mantener la atención de la audiencia en un evento virtual, comparado con una conferencia en persona.

De hecho, conocemos el trabajo pionero en el concepto de un “webinine” — un seminario web (webinar) que dura sólo nueve minutos. La tasa de presentación de la audiencia es mucho más alta para sesiones de esa duración (frente a 60 minutos), así como la tasa de repetición.

No estamos sugiriendo que cada sesión de su evento virtual dure sólo nueve minutos, pero considere acortar las franjas horarias que usaría para un evento físico en 15 o 30 minutos.

Por ejemplo, una sesión de 60 minutos cara a cara debería ser de 45 o 30 minutos cuando se realiza en línea.

2. Afile sus títulos y descripciones

Cuando se les presentan múltiples opciones simultáneas de sesiones a elegir en un entorno de evento físico, los asistentes a menudo se basan en el boca a boca, preguntando a los otros participantes a qué sesión están asistiendo y por qué.

Agregue más dinámica

La mayoría de las conferencias virtuales carecen de esta dinámica.

Además, muchos eventos en línea dependen de correos electrónicos, publicaciones en medios sociales y otras tácticas para informar a los asistentes sobre la información que se presentará (en la mayoría de los casos no hay una guía escrita de la conferencia, ni una aplicación móvil dedicada).

Por lo tanto, los participantes en su evento virtual tienen menos información a la hora de decidir qué sesiones sintonizar y cuáles saltarse.

Por consiguiente, es aún más importante que los títulos de las sesiones y las descripciones de la programación de su conferencia virtual sean descriptivos y convincentes.

No estamos sugiriendo que cada sesión de su evento virtual dure sólo nueve minutos, pero considere acortar las franjas horarias que usaría para un evento físico en 15 o 30 minutos.

Por ejemplo, una sesión de 60 minutos cara a cara debería ser de 45 o 30 minutos cuando se realiza en línea.

3. Usar un moderador o un maestro de ceremonias

Incluso si tienes un presentador, todavía necesitas un MC para mantener el flujo y la energía alta.

En un evento cara a cara, el moderador o el presentador ayuda a contextualizar la información presentada a lo largo de la conferencia, a la vez que ayuda a mantener la energía y a entregar notas importantes de la casa.

Muchas organizaciones que pasan a los eventos virtuales creen que, dado que la programación se hace ahora por Internet, ya no es necesario este papel de presentador.

Lo contrario es cierto.

El hecho de tener un rostro y una voz coherentes que “cosen” las sesiones virtuales para los participantes añade una familiaridad muy necesaria y ayuda a aliviar la sensación de aislamiento que los eventos en línea pueden a veces producir en los asistentes.

La mejor manera de ponerlo en práctica es hacer que el moderador del evento abra la conferencia en línea – como un evento normal – y luego moderar las preguntas para los oradores y volver a entrar en línea entre las sesiones para charlar con los asistentes (he desempeñado este papel muchas, muchas veces para los grandes eventos en línea).

4. Usar el chat de los asistentes con antelación y a menudo

El componente de creación de redes de los eventos presenciales casi siempre se cita como la mejor parte de la conferencia.

Aunque, por supuesto, es más difícil ofrecer una rica red de contactos en línea, puede ayudar a los asistentes a interactuar entre ellos y con los presentadores haciendo un uso liberal de la función de chat/preguntas y respuestas en su plataforma de eventos virtuales elegida.

El presentador/empresario debería hacer preguntas a los asistentes al principio del día para que los participantes se acostumbren a la funcionalidad, y también entre las sesiones para facilitar la creación de redes.

Cada presentador de su evento virtual debe responder a las preguntas de los asistentes utilizando la herramienta de Chat/Preguntas y Respuestas.

Además, una de las ventajas incorporadas de las conferencias en línea es la posibilidad de utilizar la función de sondeo del programa informático para hacer preguntas al público y obtener resultados matemáticos instantáneos.

Deberían entrenar a sus presentadores a utilizar esta función de sondeo para que las sesiones sean más interesantes e interactivas.

5. Requiere que el presentador haga pruebas de ensayo

Hablando de entrenar a los presentadores, deberías hacer obligatorio que cada uno de ellos participe en un ensayo de su material una semana o más antes de tu evento virtual.

Por supuesto, es probable que sus presentadores hayan asistido a algún tipo de evento en línea, e incluso pueden haber entregado un programa en algún momento.

Pero, CADA plataforma de software de eventos virtuales es diferente, y los presentadores necesitan entender esos matices.

Por ejemplo, algunos paquetes de software para conferencias online “esconden” las notas del presentador cuando están en modo de presentación. Un orador acostumbrado a usar las notas del presentador se sorprenderá mucho cuando de repente desaparezcan una vez que la sesión comience. (SUGERENCIA: para eventos en línea, haga que todos los presentadores impriman sus diapositivas y notas)

Además, una vez que los presentadores tienen claros los diferentes elementos interactivos del programa informático, y la “sensación” inherente de una presentación virtual desde la perspectiva del público, deben hacer los cambios correspondientes en su contenido.

Digámoslo claramente: para obtener el máximo éxito, no se puede simplemente tomar las diapositivas de la presentación fuera de línea y entregarlas en línea.

6. Usar Cámaras

Para que la conferencia virtual se sienta más similar a la experiencia cara a cara, debería exigir a los presentadores que utilicen su cámara web mientras hacen la presentación.

Esto permite a la audiencia ver al orador durante la presentación, lo que añade otra capa de información como claves no verbales, etc.

Sin embargo, esto requiere que cada presentador no sólo tenga una cámara decente (idealmente, mejor que la cámara de su portátil), sino también una iluminación adecuada.

Esto no es necesariamente un gran desafío, pero es otra de las dificultades con las que los presentadores no tienen que lidiar en un evento cara a cara (y es otra de las razones por las que se necesitan ensayos).

7. Asegurar la calidad del sonido

Si los oradores de su conferencia en línea no tienen una iluminación fantástica o grandes cámaras, el evento puede funcionar si el contenido es sobresaliente.

Pero si el audio del presentador no es sólido, su audiencia se desconectará INMEDIATAMENTE.

Al igual que con los podcasts, la calidad de sonido para un evento virtual no es negociable.

Es sorprendente la frecuencia con la que los presentadores de los eventos en línea se imaginan que pueden hablar en su portátil, sin tener en cuenta la acústica de la sala, el ruido de fondo, el ladrido de los perros, la gente que pasa, la cacatúa del vecino y más.

Cuando hagas presentaciones de prueba, asegúrate de que se lleven a cabo en la misma habitación y con la misma configuración que se hará durante la transmisión real.

Usar el micrófono adecuado

También considere la posibilidad de comprar micrófonos con auriculares USB para todos los presentadores y enviarlos dos semanas antes del evento, con un enlace a un vídeo que ilustre cómo usarlos. También somos fans del micrófono Yeti.

Por último, si el orador no puede estar en una circunstancia que sea aceptable para el audio cuando su presentación en vivo está programada, pregrabe esa sesión y luego haga que el orador inicie sesión al final de la porción grabada para responder preguntas.

Esto le quita al orador la oportunidad de utilizar las encuestas de la audiencia o de hacer preguntas a través del chat durante la sesión, pero es mejor que un mal audio.

Resumen

En cierto modo, los eventos virtuales son más fáciles que los eventos presenciales porque no hay que preocuparse por la infraestructura audiovisual masiva, las comidas, las habitaciones de hotel, las alergias alimentarias y otros obstáculos.

Pero en otras formas las conferencias en línea son más difíciles porque no hay un “montaje” para la sala con los oradores sólo consiguiendo un micrófono y entregando su información, espalda con espalda.

El tiempo necesario para trabajar con cada orador en un evento virtual para asegurar la excelencia y la coherencia es significativo.

Pero, ese tiempo valdrá la pena, y un buen presentador/moderador le ayudará a convertir su evento en un gran éxito.

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