Cómo crear un webinar desde cero en 10 pasos sencillos

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Como se sabe, importantes firmas de marketing digital han abocado ha crear, alojar y promover cientos (tal vez miles) de seminarios web (webinars) y conferencias virtuales. Si se hacen bien, son una forma increíble de generar visitas y conectar con su audiencia.

De hecho, un estudio del Instituto de Marketing de Contenidos encontró que el 58 por ciento de los marketers B2B implementan seminarios web en su estrategia de marketing de contenidos. Esto no es una sorpresa, ya que los seminarios web pueden ser muy atractivos y no son muy caros de crear o distribuir.

En mis más de 12 años de experiencia en marketing y ventas B2B, ningún otro tipo de contenido ha sido capaz de mover la aguja en el proceso de ventas tanto como puede hacerlo un webinar.

Dado que los seminarios web son tan importantes para los profesionales del marketing B2B de hoy en día (e incluso para algunos profesionales del marketing B2C), hemos reunido los siguientes consejos para ayudarte a crear seminarios web (webinars) desde cero.

1. Elija su equipo

Un seminario web normalmente tiene tres jugadores principales. El éxito de su sesión depende de ellos, y le recomiendo que considere cuidadosamente sus opciones al seleccionar los siguientes:

  • El organizador: El organizador o el facilitador es el individuo clave responsable de desarrollar el contenido del seminario web. También son responsables de encontrar un orador adecuado y de promover el evento. Se encargan de las inscripciones y de la comunicación con los participantes al principio y al final del seminario web.
  • El presentador o los presentadores: Los presentadores o los expertos en la materia deben centrarse en el desarrollo y la realización de la presentación del seminario virtual. Se encargan de la programación y la resolución de problemas del seminario web, de la inscripción al evento y de otros detalles que les ayuden a realizar una presentación atractiva.
  • Asistente(s): Los asistentes ayudan a responder las preguntas para las que el Presentador y el Facilitador no tienen mucho tiempo. Ayudan respondiendo a consultas técnicas. (Por ejemplo, “¡El audio y el video no están sincronizados!” o “¡No hay sonido!”) Los asistentes son a menudo requeridos para seminarios en línea con una gran audiencia.

2. Decidir el formato del seminario web

El siguiente paso es decidir el formato de su seminario web. Le sugiero que elija el formato que mejor transmita su mensaje mientras atrae a su audiencia. Puede considerar los siguientes cuatro formatos de webinar:

  • Un solo orador: Como el nombre lo sugiere, esto implica que un solo orador se comunique con los asistentes. El orador también demostrará el contenido del webinar y responderá a todas las preguntas de los asistentes. Recomiendo este tipo de webinar si tiene una audiencia pequeña.
  • Formato de la entrevista: Esto implica que el orador actúe como entrevistador y haga una serie de preguntas predeterminadas al experto o expertos en la materia. Este tipo de webinar puede ser muy atractivo, con los asistentes observando a las PYMES responder a las preguntas. También los alienta a hacer preguntas, haciéndolo interesante.
    Panel de discusión moderado: Al igual que un panel de discusión, un webinar de panel tiene varios oradores que hablan sobre un tema predeterminado. Un moderador tendrá que facilitar este tipo de webinar.
  • PREGUNTAS Y RESPUESTAS: Al igual que el formato de la entrevista, este tipo de webinar también permite que el orador responda preguntas, pero esta vez, las preguntas provienen directamente de la audiencia. Recomiendo que recojan las preguntas de antemano. Esto asegurará que se mantenga el horario y que se examinen las preguntas que vienen de la audiencia. Los segmentos de preguntas y respuestas se añaden normalmente al final de todos los formatos de webinar.

3. Planifique las imágenes para su seminario web y prepare a sus presentadores para la cámara.

Al tratarse de un seminario en la web, los seminarios en la web se basan en gran medida en materiales audiovisuales para demostrar su contenido. Las diapositivas llenas de texto no servirán.

De hecho, los mejores webinars deben parecerse más a la experiencia cara a cara, se debe exigir a los presentadores que usen su cámara web mientras hacen la presentación.

Esto permite a la audiencia ver al orador durante la presentación, lo que añade otra capa de información como claves no verbales, etc.

Sin embargo, esto requiere que cada presentador no sólo tenga una cámara decente (idealmente, mejor que la cámara de su portátil de a bordo), sino también una iluminación adecuada.

Esto no es necesariamente un gran desafío, pero es otra de las dificultades con las que los presentadores no tienen que lidiar en un evento cara a cara (y es otra de las razones por las que es necesario hacer pruebas).

En cuanto a las diapositivas, Including sugiere que considere los siguientes puntos cuando prepare los visuales para su próximo seminario web:

  • Tenga una diapositiva introductoria con información como la hora de inicio y los puntos que se discutirán en el webinar. Pero que sea divertido!
  • Después de esto, tenga una presentación de diapositivas con una sinopsis de los temas que serán cubiertos en el webinar.
  • Incluya una diapositiva de las herramientas y sitios web que se utilizarán en el proceso. Les recomiendo que usen las herramientas y los sitios web en tiempo real durante el webinar para que puedan tener un mejor impacto en la audiencia.

4. Seleccione una solución para el webinar

Aquí en SEOContenidos, recomendamos Zoom. Pero hemos usado muchas soluciones en el pasado, incluyendo GoToWebinar, BigMarker, Adobe Connect, WebEx, ClickMeeting y más. Todas tienen sus pros y sus contras. No hay una solución perfecta (nos complace ayudarte a navegar por los pros y los contras de cada una de ellas — sólo tienes que hacérnoslo saber).

También puedes usar tu solución de seminario web para realizar encuestas y sondeos después de la sesión. Esto le ayudará a obtener valiosos conocimientos para mejorar aún más sus seminarios web.

Aquí hay algunas preguntas que deberías hacerte al seleccionar una herramienta de webinar en la que invertir:

¿Cuáles son los objetivos de su webinar?

Antes de seleccionar un servicio de webinar, deberías pensar en los objetivos del webinar. Si se trata del lanzamiento de un producto o de la promoción de su negocio, es probable que se dirija a un público más amplio. En este caso, necesita un servicio de webinar que le ayude a interactuar con un gran número de asistentes.

¿Qué tan fácil de usar es el producto?

Dado que los webinars tienen una limitación de tiempo, es esencial que elija la herramienta de servicio adecuada para que pueda sacarle el máximo provecho dentro del plazo asignado para el webinar. Si está planeando un webinar en el formato de un solo orador, buscará un software lo más sencillo posible para poder demostrar con éxito su contenido empresarial a los asistentes.

¿Cuánto cuesta?

Con tantas herramientas de servicio de webinar disponibles en el mercado, es fácil confundirse al elegir la herramienta de servicio de webinar correcta para su webinar. Encuentro que es mejor considerar la audiencia objetivo cuando se considera el costo. Por ejemplo, si se trata de una gran audiencia a la que se dirige, necesitará un paquete empresarial. Sin embargo, si se trata de un público de mediana o pequeña escala, puede optar fácilmente por una edición premium.

Las respuestas a estas tres preguntas determinarán cuánto debe gastar en una herramienta de servicio.

5. Configurar el equipo y el espacio adecuados

Necesitarás un lugar tranquilo para llevar a cabo tu seminario web. Considere una sala de conferencias o cualquier otro lugar que esté libre de ruido de fondo e interrupciones.

La selección del equipo adecuado también es crucial para su seminario web. Considere las líneas telefónicas fijas y los micrófonos con auriculares, ya que es menos probable que se corten mientras se involucra con su audiencia.

Tenga una portátil de reserva que esté completamente cargada, con todos los datos copiados y almacenados en él. Esto asegurará que todo funcione sin problemas, incluso si experimenta alguna dificultad técnica con su sistema informático principal.

Elegir el equipo y el espacio adecuados no sólo mejorará la calidad del webinar, sino que también asegurará una gran experiencia para su audiencia.

6. Publique y promocione su seminario web

Para asegurarse de que su seminario web tenga la máxima participación, es crucial que lo promueva lo más posible de antemano. Así es como sugiero que lo promuevan:

  • Comienza creando una página de aterrizaje que introduzca el tema del webinar, el/los conferenciante/s, incluya la fecha y la hora, y una llamada a la acción para que la gente se inscriba para asistir al evento.
  • Cree un banner o muestre un anuncio en la página de inicio de su sitio web para que los visitantes conozcan el próximo evento.
  • Utilice los sitios de medios sociales como Facebook y Twitter para correr la voz. Crear un hashtag dedicado y original para publicitar el evento. Este hashtag le beneficiará en el momento del evento, ya que lo utilizará para interactuar con los asistentes.
  • Envía múltiples correos electrónicos recordatorios mostrando la cuenta atrás de tu evento. El 45 por ciento de los profesionales del marketing dicen que los correos electrónicos son los más eficaces para impulsar las inscripciones (en mi experiencia, esto es cierto).
  • El día del evento, asegúrese de enviar correos electrónicos con el enlace directo a su seminario web.
  • Los martes son generalmente los mejores días para promocionar su webinar, como se revela en un informe de GoToWebinar.
    Asistencia al webinar.

7. Elija la fecha y la hora correctas

Debe tener en cuenta que no todos los miembros de su audiencia serán del mismo lugar. El seminario web debe celebrarse en una fecha y hora específicas que permitan la presencia del máximo número de asistentes. Si su público objetivo está en Los Ángeles, y usted está ubicado en Nueva York, comenzar un webinar a las 6:00 p.m. puede no ser una buena opción, ya que será tarde para los asistentes que viven en L.A.

Es importante que elijas la fecha y la hora correctas para el evento del webinar. La mejor hora para realizar su seminario depende del grupo demográfico objetivo, pero una encuesta realizada por ON24 sugiere que los mejores días para realizar sus seminarios son los martes y miércoles a las 10 a.m. y 11 a.m. GMT.

Puedes usar Google Analytics para localizar las regiones del mundo de donde proviene la mayoría de mi tráfico online. También puedes enviar encuestas a tus potenciales asistentes preguntándoles por los horarios más convenientes para que asistan al webinar.

Se trata de factores importantes que no sólo deben considerarse, sino que deben priorizarse. Se debe hacer una investigación y planificación significativa sobre ellos para que pueda esperar lo máximo de su seminario web e impulsar su negocio.

8. Elija un tema de interés

Si su tema no le interesa a su audiencia potencial, va a ser muy difícil para usted atraerlos a asistir a su seminario web. Dado que los webinars suelen durar una hora, puedes elegir entre hablar vagamente de muchos temas o hablar de un solo tema y sumergirte en él.

Es por eso que siempre recomiendo que seas muy específico al seleccionar un tema para tu seminario. Por ejemplo, en lugar de hablar simplemente de marketing digital en general, podría hablar de las tendencias del marketing digital, o del presupuesto para el marketing digital, etc.

Cuando busques un tema interesante, debes tener en cuenta:

  • Contenido previamente producido: Mientras busca un tema interesante, considere revisar el contenido que ya ha producido. Puede ser una entrada de blog, una entrada de medios sociales o un artículo. Busca entre esos artículos para encontrar el que recibió más atención. Esto le ayudará a entender qué temas le interesan a su público. Ahora puede profundizar en el tema específico que ha seleccionado para que pueda proporcionar una comprensión profunda a la audiencia y, en el proceso, mantenerla involucrada.
  • Asistir a otros seminarios web: Empieza a asistir a otros seminarios web que tengan lugar en tu campo. Esto no sólo le ayudará a obtener nuevas ideas del tema de su competidor, sino que también le ayudará a comprender las tendencias en los tipos de temas que se están discutiendo. A través de estas ideas, puedes decidir un tema viable y perfeccionarlo a través de la investigación.

Una vez que hayas seleccionado tu tema, necesitas hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Hay alguna pregunta en particular que tus clientes y audiencia potencial te hagan con frecuencia y que puedas abordar en un seminario web?
  • ¿Cuáles son tus puntos fuertes, y qué sería realmente entretenido que enseñarás?
  • ¿Qué sería lo más valioso que puedes ofrecer en 40 o 60 minutos?

Si encuentras las respuestas más adecuadas a estas preguntas entonces, ¡felicidades! Acabas de encontrar el tema para tu próximo seminario web. Si es al revés, sigue buscando hasta que encuentres uno mejor.

9. Sigue practicando

Siempre me aseguro de practicar para crear webinars varios días antes de salir al aire para asegurarme de que todo va bien.

Empieza a hacer pruebas que ayuden a todos los involucrados en el seminario a tener una imagen de la totalidad. Revisa todo el equipo para asegurarte de que funciona correctamente. Un ensayo final dos o tres días antes del seminario en vivo asegurará lo siguiente:

  • Confirmar si todos están bien familiarizados con la tecnología del software del seminario y el contenido del mismo.
  • Finalizar las diapositivas de la presentación para evitar cambios de última hora.
  • Elegir los métodos de comunicación que mejor se adapten al equipo.
  • Asigne a los individuos actividades que deben ser monitoreadas durante el webinar como encuestas, preguntas y respuestas, charlas grupales, etc.
  • Revisar la inscripción final en base a detalles como los nombres de los asistentes, sus respectivas industrias, etc. El anfitrión debe tener pleno conocimiento de esa información.

10. Seguimiento con los asistentes

He notado que algunos vendedores no hacen un seguimiento de los asistentes a su seminario web. Esto puede ser un grave error, ya que se está perdiendo la oportunidad de seguir involucrando a su audiencia.

Envíeles un correo electrónico de agradecimiento junto con una encuesta en la que se les pide que compartan sus opiniones y califiquen su experiencia, además de una llamada a la acción para futuros webinars. Asegúrese de enviar un correo electrónico de seguimiento junto con una grabación del seminario web a las personas que se inscribieron en el seminario web pero no pudieron asistir a él. El seguimiento será de gran ayuda para animar a la audiencia a asistir a futuros eventos de webinar e incluso a involucrarse con su empresa.

Una vez que haya organizado con éxito el seminario web, comience a evaluar sus esfuerzos. Utilice los comentarios de los asistentes en los correos electrónicos de seguimiento. Considérelos y haga los ajustes necesarios para asegurar que sus futuros webinars sean aún más exitosos.

Los grandes seminarios web están bien planeados, organizados y ejecutados por un equipo muy unido. Deberían dedicar el tiempo suficiente para planificar y probar el programa para eliminar cualquier defecto.

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